KETERKAITAN SURAT DENGAN BAHASA SURAT

KETERKAITAN SURAT DENGAN BAHASA SURAT

1. Kriteria Bahasa Surat Yang Baik

Bahasa surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

1. Bahasa baku,

2. Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda,

3. Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan bahasa surat,

4. Efektif dan efisien,

5. Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf,

·         Ciri paragraf yang baik:

               a. mengandung kesatuan isi,

               b. kepaduan antar kalimat,

               c. ada pengembangan gagasan pokok.

6. Bernalar,

7. Menarik atau mengandung rasa bahasa: kosa kata tepat, optimis, menghindari pengungkapan secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan,

8. Taat asas.

2. Contoh Penggunaan Bahasa Baku:

No.		CIRI		Contoh
			Baku                             Tidak Baku
1.	Tidak tercampur bahasa daerah/asing		saya, mengapa, bertemu, bandara		gua, kenapa, airport
2.	Pemakaian imbuhan secara Konsisten dan eksplisit		bekerja, menulis, membalas		kerja, tulis, baca
3.	Struktur kalimat sesuai kaidah		Direktur sedang bertugas ke luar negeri		Direktur ke luar negeri
4.	Pola sapaan resmi		Bapak, Ibu, Saudara/i Tuan, Nyonya		Abang, kakak
5.	Tidak terpengaruh bahasa pasar		dengan, memberi, tidak mengapa		sama, kasih, enggak
6.	Tidak rancu		berkali-kali, mengesampingkan		berulang kali, mengenyampingkan
7.	Tidak mengandung hiperkorek		insaf, sah		insyaf, syah

3. Bahasa Baku Digunakan Saat

1. Komunikasi resmi: surat resmi, pengumuman, perundang-undangan, dan lain-lain.

2. Wacana teknik: notulen, laporan resmi, penulisan ilmiah.

3. Pembicaraan di muka umum: rapat, ceramah, perkuliahan, seminar, dan lain-lain.

4. Pembicaraan dengan orang yang dihormati.

4. EYD Yang Sering Digunakan Dalam Surat Menyurat

a. Penulisan Nama dan Alamat Perusahaan

1. PT Persada Nusantara Jalan Laksamana Yos Sudarso 101 Bandar lampung 35256

2. PT Dian Rama Putra

Jalan H. Muhammad Salim 22 Bandar Lampung 35146 

b. Penulisan Nama Jabatan

Nama jabatan yang lazim di lingkungan perusahaan yaitu direktur, manajer, kepala, ketua. Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama nama-nama jabatan jika diikuti nama perusahaan. Contoh: 
1. Direktur Utama PT Mandiri 
2. Manajer PT Nusantara 

c. Penulisan Bentuk Singkatan dan Akronim

Singkatan umum yang terdiri atas dua huruf, setiap hurufnya diikuti tanda titik, Contohnya: 
1. a.n.: atas nama,
2. d.a.: dengan alamat,
3. s.d.: sampai dengan.
Singkatan umum yang terdiri atas tiga huruf hanya diikuti satu tanda titik, contohnya: 
1. Yth. : Yang terhormat,
2. Bpk. : Bapak,
3. Sdr. : Saudara,
4. Jln. : Jalan.

Singkatan lain yang diikuti tanda titik adalah singkatan nama orang dan singkatan nama gelar, baik gelar kesarjanaan, gelar bangsawan, maupun gelar keagamaan, misalnya:

1. A. Yani : Ahmad Yani (singkatan nama),

2. H. Saleh : Haji Saleh (singkatan gelar keagamaan),

3. Ir. Shofia : Insinyur Shofia (singkatan gelar kesarjanaan).

Singkatan satuan ukuran, takaran, timbangan, dan lambang mata uang tidak diikuti tanda titik, contohnya:

1. cm : centimeter,

2. kg : kilogram.

Singkatan nama perusahaan, lembaga pemerintah, organisasi, dan nama dokumen resmi yang terdiri atas huruf awal ditulis dengan huruf kapital dan tidak diberi tanda titik Contohnya:

1. MPR : Majelis Permusyawaratan Rakyat,

2. PT : Perseroan Terbatas.

Akronim nama diri yang berupa gabungan suku kata atau gabungan huruf suku kata dari deret kata ditulis dengan huruf awal kapital. Contohnya:

1. Toserba : Toko Serba Ada,

2. Unlam : Universitas Lambung Mangkurat.

5. Penulisan Bagian-bagian Pelengkap Surat Niaga

      1. Penulisan tanggal

Unsur-unsur yang ditulis pada bagian ini ialah tanggal, nama bulan, dan tahun. Contoh:

1. 15 Mei 2006,

2. 11 April 200.,

    2. Penulisan nomor, hal, lampiran, dan tembusan

Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama dari keempat bagian itu. Antara bagian-bagian itu dengan keterangan yang mengacunya dipakai tanda titik dua. Contoh: 
Nomor : 123,
Hal : Permintaan Penangguhan,
Lampiran : Dua lembar, 
Tembusan :

1. Direktur PT Multimatra Perkasa,

2. Manajer Hotel Bumi Asih Jaya,

3. Direksi Bank Pacific.

   3. Penulisan salam pembuka dan salam penutup

Penulisan kedua jenis salam ini diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma. Contoh: Salam pembuka Salam penutup Dengan hormat, Hormat kami, Bpk. Ridwan yang terhormat, Salam takzim, Salam penutup dibubuhi tanda tangan dan nama jelas pengirim serta jabatannya. Contoh : 

Hormat kami,                                                   Salam takzim,

                                                                         a.n. Direktur PT Usaha Jaya

Dr. H.M. Nasrullah Yusuf, S.E., M.B.A.     Santi Maria

Direktur                                                           Sekretaris Direktur

4. Penulisan Kata

a. Kata depan ke dan di ditulis terpisah dengan kata lain yang mengikutinya, sedangkan awalan ke- dan di- ditulis serangkai dengan kata yang mengikutinya. Contoh: 

      1. ke dan di kata depan ke kantor ke perusahaan

      2. ke- dan di- sebagai awalan ditawarkan ditangguhkan 

b. Gabungan dua kata atau lebih ditulis terpisah Contoh: Terima kasih Suku bunga Gabungan kata yang dianggap sudah padu ditulis serangkai Contoh: wiraswasta fotokopi 

c. Gabungan kata yang sudah satu unsurnya merupakan kata terikat, ditulis serangkai. Contoh: pramuniaga purnajual pascasarjana 

d. Gabungan kata yang diikuti oleh awalan atau akhiran ditulis terpisah, serangkai gabungan yang mendapat awalan dan akhiran ditulis serangkai. Contoh: tanggung jawab pertanggungjawaban bergaris bawah digaris bawahi 

5. Penulisan Bentuk Perincian

Tanda baca yang digunakan dalam rincian adalah tanda koma. Contoh: Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam rapat direksi yang akan diadakan pada hari Selasa, tanggal 1 Agustus 2006, Pukul 14.00 – 16.00 WIB di ruang rapat untuk membahas penurunan harga saham. Bentuk rincian di atas dapat juga ditulis ke bawah seperti contoh di bawah ini: Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam rapat direksi yang akan diadakan pada: Hari : Selasa Tanggal : 1 Agustus 2006 Pukul : 14.00 – 16.00 WIB Tempat : Ruang Rapat Acara : Membahas penurunan harga saham

BENTUK DAN FUNGSI BAGIAN SURAT

      Pada dasarnya bentuk surat dibedakan dua bentuk saja. Bentuk-bentuk surat yang lain merupakan variasi dari bentuk surat tersebut. Kedua bentuk surat tersebut adalah bentuk lurus atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style).

1. Penggolongan dan Pembagian Surat

a. Berdasar kepentingan isi surat:

- Surat pribadi: formal dan non formal –

Surat dinas: surat keterangan, surat jalan, surat kelakuan baik, surat izin, dan sebagainya. - Surat niaga: surat perkenalan, surat permintaan penawaran, surat pesanan dan balasannya, surat pengiriman pesanan, surat tagihan, surat klaim, surat-surat ketatausahaan, dan sebagainya.

b. Berdasar wujud fisik surat: surat bersampul, surat tanpa sampul, kartu pos, faksimili, e-mail.

c. Berdasar cara pengiriman: surat kilat khusus, kilat, pengiriman biasa, surat-surat elektronik.

d. Berdasar tingkat kerahasiaan: sangat rahasia, rahasia, konfidensial (terbatas), biasa.

e. Berdasar jumlah sasaran: biasa, edaran dan pengumuman

f. Berdasarkan tingkat penyelesaiannya : sangat penting, penting, biasa.

2. Bentuk Tataletak Surat

Bentuk tataletaknya: lurus penuh, lurus, setengah lurus, alinea menggantung, lekuk, resmi. Bentuk-bentuk surat dalam bahasa Indonesia secara garis besar dikelompokkan sebagai berikut:

a. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Bentuk surat seperti ini adalah bentuk surat yang paling mudah.

b. Bentuk Lurus (Block Style)

Pada umumnya bentuk semacam ini banyak digunakan di perusahaan.

c. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

d. Bentuk Lekuk (Indented Style)

Bentuk semacam ini cocok untuk surat yang alamat tujuannya singkat.

e. Bentuk Resmi (Official Style)

Bentuk semacam ini biasanya banyak digunakan oleh instansi pemerintah.

f. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)

g. Bentuk Surat Resmi Gaya Baru