Pengertian Surat

Berikut ini merupakan pengertian atau definisi surat menurut beberapa ahli:

1. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia disebutkan pengertian surat adalah kertas yang bertulis, secarik kertas sebagai tanda atau keterangan, sesuatu yang ditulis atau tertulis.

2. Menurut Wilfridus Joseph Sabarija Poerwadarminta

Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia menjelaskan bahwa surat adalah yang bertuliskan atau alat untuk menyampaikan sesuatu maksud secara tertulis.

3. Menurut Drs. Engel Bertus Martono

Menyatakan bahwa surat hanyalah secarik kertas bertuliskan berita, namun berperan sebagai piranti (sarana) komunikasi individu atau kelompok.

4. Menurut Drs. H. Suhanda Panji

Menyatakan surat adalah sehelai kertas atau lebih yang membuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun kedudukan dalam organisasi atau kantor.

5. Menurut S. Hidajat

Surat adalah sehelai kertas atau lebih di mana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain

6. Menurut Prajudi atmosudiro

Surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas naam kedudukannya dalam organsasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi

7. Menurut Diana nababab

Surat merupakan alat komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat harus disajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung memberikan gambaran tentang pribadi pengirimnya

8. Menurut Djoko purwanto

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis

9. Menurut Iis Sopyan (2008:1), mendefinisikan bahwa surat merupakan suatu model komunikasi tertulis yang memungkinkan seseorang saling memberikan informasi atau mempertukarkan ide.

10. Menurut Darji (1978: 8) mengemukakan bahwa surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama sendiri ataupun jabatannya dalam organisasi.

Berdasarkan definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa surat adalah suatu alat yang digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak kepihak lain untuk menginformasikan suatu hal yang bersifat resmi maupun tidak resmi tanpa harus berhadapan secara langsung.

 Informasi itu dapat berupa :
          - pemberitahuan
          - pernyataan
          - perintah
          - permintaan / permohonan
          - laporan

Apabila terjadi hubungan terus menerus antara dua belah pihak yang dilakukan dengan saling berkirim surat, maka terjadilah surat menyurat, yang diartikan sebagai suatu aktivitas berkirim surat. Jadi apabila seseorang menerima surat, dan kemudian membalas maka terjadilah aktivitas surat menyurat. Pengertian surat menyurat dalam arti luas surat menyurat adalah kegiatan berkomunikasi yang saling membahas antara pihak pertama dengan pihak kedua dengan menggunakan surat sebagai alatnya. Yang meliputi semua aktivitas tata usaha yang berhubungan dengan surat, yaitu membuat surat, menggandakan surat dan mengarsipkan surat.

Bagian-bagian surat
a. Kepala surat

Bagian surat yang menunjukan ciri khas suatu badan usaha, perusahaan, atau kantor. Kepala surat(kop surat) terletak di bagian paling atas surat.
b. Tanggal

Dimana penulisannya menggunakan huruf untuk bulan, sedangkan untuk tanggal dan tahun menggunakan angka dan tidak boleh disingkat.
c. Nomor surat

Digunakan untuk surat-surat yang sifatnya resmi dan dinas.
d. Lampiran

Sesuatu yang melengkapi sebuah surat yang berisi keterangan berhubungan dengan surat dan diikutsertakan dalam pengiriman.
e. Perihal/hal surat

Bagian surat yang digunakan sebagai petunjuk mengenai masalah pokok surat.
f. Alamat

Alamat luar pada sampul dan alamat dalam pada surat.
g. Salam pembuka

Bagian surat yang berisi kalimat untuk membuka suatu pembicaraan dalam surat.
h. Isi surat

Pembicaraan inti dalam surat
i. Salam penutup

Bagian surat yang menandakan bahwa surat telah berakhir.
j. Nama perusahaan/jabatan

Dimana nama perusahaan digunakan untuk surat niaga, sedangkan nama jabatan digunakan untuk surat dinas.
k.  Tanda tangan

Digunakan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut.
l.   Nama terang

Jelas orang yang betanggung jawab terhadap surat /nama orang yang menandatangani surat.
m. Nama jabatan/NIP

Digunakan dalam surat niaga,sedangkan nip digunakan dalam surat dinas pemerintah.
n. Tembusan

Yang dibuat dengan tindasan karbon yang dapat dikirim kepada orang-orang yang ada hubungan dengan surat tersebut.
o. Inisial

Singkatan nama pengonsep dan pengetik surat tersebut.

FUNGSI SURAT

1.       Sebagai sarana komunikasi.

2.       Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan / permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan.

3.       Sebagai alat bukti tertulis.

4.       Sebagai alat untuk mengingat.

5.       Sebagai bukti historis.

6.       Sebagai pedoman kerja.